Andmebaaside, raamatute ja ajakirjade ostmine

Komplekteerimiseelarve

Raamatukogu komplekteerimiseelarve moodustub Haridus- ja Teadusministeeriumi ning ülikooli eraldistest. Raamatukogu jaotab eraldatud summa:

• andmebaaside ostuks;
• valdkondade soovitusel teadusmonograafiate ja teadusajakirjade ostmiseks; 
• õpikute jt Eesti trükiste ostuks;
• teatmeteoste jm ostmiseks.

Valdkondadele komplekteerimissoovituste tegemiseks eraldatud summa suurus vastab valdkonna panusele ülikooli eelarvesse. Selle põhimõtte on kinnitanud ülikooli eelarvekomisjon. Täpse summa, mille eest on erinevate valdkondade instituutidel võimalik jooksva aasta jooksul võõrkeelseid raamatuid, ajakirju jm teadus- ja õppetööd toetavaid materjale ostmiseks soovitada, teatab teaduskonnale raamatukogu erialainfo spetsialist.

Valdkondade poolt soovitatud raamatud ja ajakirjad kataloogitakse ning tehakse e-kataloogi ESTER abil kättesaadavaks TÜ raamatukogus, kuid neid on võimalik ka erialaraamatukogudesse deponeerida (direktori korraldus 22.09.2022 4-1.6/RT/8, Tartu Ülikooli raamatukogu teavikute deponeerimise kord). Käsiraamatuid, manuaale jne, mida vajatakse teaduskondades kohapeal on otstarbekam osta teaduskonna enda raha eest. Neid ei pea e-kataloogis arvele võtma. Kitsalt erialaseid teadusmonograafiaid on mõistlik osta grandirahade eest, küll aga tuleb raamatud ja muud ostetud väljaanded e-kataloogis arvele võtta (vastavalt direktori korraldusele 8.11.2019 4-1.6/RT/15, Lisa 2).

Erialainfo spetsialist jälgib valdkondlikeks soovitusteks mõeldud rahade kasutust ja vastutab selle eest, et eraldatud summast peetakse kinni.

Juurdepääsu ostmine andmebaasidele ja e-ajakirjade pakettidele

Andmebaasidele ja kirjastuste e-ajakirjade pakettidele ostetakse juurdepääse nii ELNET Konsortsiumile eraldatud vahendite arvelt kui ka raamatukogu enda vahenditest. Igal juhul on seda otstarbekas teha tsentraalselt raamatukogu kaudu.

Uue andmebaasi tellimise soovist teavitage erialainfo spetsialisti. Enne andmebaasile juurdepääsu ostu toimub tavaliselt andmebaasi testkasutus. Testkasutustest teavitavad teaduskondi erialainfo spetsialistid. Testperioodi kasutusstatistika ja tagasiside on oluliseks parameetriks, mille alusel tehakse otsus andmebaasile juurdepääsu ostmiseks. Ostmise protsess võib olla hinnaläbirääkimiste või hankeprotseduuride tõttu suhteliselt pikk.

Ajakirjade tellimine

Ajakirjade tellimusi saab üldjuhul esitada kord aastas, tavaliselt on tähtaeg 15. september. Ajakirjade tellimisperiood on 1. jaanuar kuni 31. detsember. Kirjastused aktsepteerivad reeglina vaid aastatellimusi (ka e-ajakirjade puhul). Tellimisel on oluline märkida, kas soovite paberkandjal ajakirja või e-versiooni. Kuna teadusajakirjade hind tõuseb enamasti aastas keskmiselt 4–5% ja ajakirja tellimus on pikaajaline koormus raamatuostueelarvele, tuleb ajakirja tellimise vajalikkust tõsiselt kaaluda. Mõnikord on otstarbekam kasutada raamatukogudevahelise laenutuse (RVL) teenust.

Ajakirjade ostmisel kehtib raamatukogule asutuse hind ja e-ajakirja hinna määrab tavaliselt kas ülikooli liikmeskonna (FTE) või teaduskonna suurus. Mitmete suurte kirjastuste ajakirju ostab raamatukogu pakettidena (nt Springer, Cambridge UP, Wiley, Oxford UP, Sage jne). Pidevad muudatused kirjastusturul toovad kaasa e-ajakirjade nimestiku pideva muutumise. Sama kehtib ka selle kohta, kui pikalt on ajakirjad tagasiulatuvalt avatud. Tartu Ülikoolile avatud e-ajakirjade kättesaadavust kontrollige siit.

Raamatute tellimine

Raamatute tellimiseks tuleb saata soovid erialainfo spetsialistile. Kindlasti tuleb märkida autor, pealkiri ja ilmumisaasta, võimalusel ka kirjastus ning ISBN. Raamatukogu otsib soodsamad hankimisteed, kasutades selleks nii kodu- kui välismaiseid raamatukauplusi ja vahendajaid. Tellimisprotsessis võetakse hinnapakkumised mitmelt vahendajalt. Pikaajalised koostöösuhted tagavad raamatukogule hinnasoodustused. Ka suuremates kogustes tellimused on soodsamad (tavaliselt alates 10 eksemplarist).