Kuidas toimub andmebaaside, raamatute ja ajakirjade ostmine

Komplekteerimiseelarve

Raamatukogu komplekteerimiseelarve moodustub Haridus- ja Teadusministeeriumi ja ülikooli eraldistest.
Raamatukogu jaotab eraldatud summa

• andmebaaside ostuks,
• teaduskondadele raamatute ja teadusajakirjade ostmiseks, 
• Eesti trükiste ostuks,
• teatmeteoste jm ostmiseks.

Teaduskonnale eraldatud summa suurus vastab teaduskonna eelarve osakaalule ülikooli eelarves. Selle põhimõtte on kinnitanud ülikooli eelarvekomisjon. Täpse summa, mille eest on teaduskonnal võimalik jooksva aasta jooksul võõrkeelseid raamatuid, ajakirju jm teadus- ja õppetööd toetavaid materjale tellida, teatab teaduskonnale raamatukogu erialainfo spetsialist.
Teaduskondade poolt soovitud raamatud ja ajakirjad kataloogitakse e-kataloogis ESTER ning tehakse kättesaadavaks peakogus, kuid neid on võimalik ka erialaraamatukogudesse deponeerida, vt Teavikute deponeerimine TÜ raamatukogu peakogust. Kõik Eestis ilmunud väljaanded ostetakse raamatukokku Eesti trükiste summadest.
Käsiraamatuid, manuaale jne, mida vajatakse teaduskonnas kohapeal, on otstarbekam osta teaduskonna enda raha eest. Neid ei pea e-kataloogis arvele võtma.
Erialainfo spetsialist jälgib teaduskonna rahakasutust ja vastutab, et eraldatud summast peetakse kinni.
Kitsalt erialaseid teadusmonograafiaid on mõistlik osta grandirahade eest, küll aga tuleb raamatud ja muud ostetud väljaanded e-kataloogis arvele võtta (vastavalt rektori korraldusele 28.11.2005 nr. 32 Tartu Ülikooli raamatukoguvõrgu korraldusest).

Juurdepääsu ostmine andmebaasidele ja e-ajakirjade pakettidele
Andmebaasidele ja kirjastuste e-ajakirjade pakettidele ostetakse juurdepääse nii ELNET Konsortsiumile eraldatud vahendite arvelt kui ka raamatukogu enda vahenditest. Igal juhul on seda otstarbekas teha tsentraalselt raamatukogu kaudu.
Uue andmebaasi tellimise soovist teavitage erialainfo spetsialisti. Enne andmebaasile juurdepääsu ostu toimub tavaliselt andmebaasi testkasutus. Testkasutustest teavitavad teaduskondi erialainfo spetsialistid. Testperioodi kasutusstatistika ja tagasiside on oluliseks parameetriks, mille alusel tehakse otsus andmebaasile juurdepääsu ostmiseks. Ostmise protsess võib olla suhteliselt pikk (hinnaläbirääkimised ja riigihanke protseduurid).
Andmebaaside ja e-ajakirjade pakettide ostuks on raamatukogu komplekteerimiseelarves eraldi summa.

Ajakirjade tellimine
Ajakirjade tellimusi saab üldjuhul esitada kord aastas, tavaliselt on tähtaeg 15. september. Ajakirjade tellimisperiood on 1. jaanuar kuni 31. detsember. Kirjastused aktsepteerivad reeglina vaid aastatellimusi (ka e-ajakirjade puhul). Tellimisel on oluline märkida, kas soovite paberkandjal ajakirja või e-versiooni. Kuna teadusajakirjade hind tõuseb aastas 8–9% ja ajakirja tellimus on pikaajaline koormus teaduskonna raamatuostueelarvele, tuleb ajakirja tellimise vajalikkust tõsiselt kaaluda. Mõnikord on otstarbekam kasutada raamatukogudevahelise laenutuse (RVL) teenust.
Ajakirjade ostmisel kehtib raamatukogule asutuse hind ja e-ajakirja hinna määrab tavaliselt kas ülikooli liikmeskonna (FTE) või teaduskonna suurus.
Mitmete suurte kirjastuste ajakirju ostab raamatukogu pakettidena (nt Springer, Cambridge UP, Wiley, Oxford UP, Sage jne). Pidevad muudatused kirjastusturul toovad kaasa e-ajakirjade nimestiku pideva muutumise. Sama kehtib ka selle kohta, kui pikalt on ajakirjad tagasiulatuvalt avatud. Tartu Ülikoolile avatud e-ajakirjade kättesaadavust kontrollige siit.

Raamatute tellimine
Raamatute tellimiseks tuleb saata soovid erialainfo spetsialistile. Kindlasti tuleb märkida autor, pealkiri ja ilmumisaasta, võimalusel ka kirjastus ning ISBN. Eestis välja antud õpikuid võib tellida 1 õpik 7-le üliõpilasele, võõrkeelseid õpikuid 1 õpik 20-le üliõpilasele. Võõrkeelsed õpikud hangitakse teaduskonna raamatuostusummadest ning seega on teaduskonna otsustada, kui suur osa sellest kulutatakse õpikute ostmisele. Raamatukogu otsib soodsamad hankimisteed, kasutades selleks nii kodu- kui välismaiseid raamatukauplusi ja vahendajaid. Tellimisprotsessis võetakse hinnapakkumised mitmelt vahendajalt. Pikaajalised koostöösuhted tagavad raamatukogule hinnasoodustused. Ka suuremates kogustes tellimused on soodsamad (tavaliselt alates 10 eksemplarist).